01
메일, 문서, 회의 메모
반복해서 들어오는 메일, 확인해야 할 문서, 회의 뒤 남은 메모를 한 줄로 봅니다.
이런 상황이면
같은 확인이 계속 반복되나요?
누가 답해야 할지 모르겠고, 회의 끝난 다음 할 일은 메모장에 있고, 문서 버전은 헷갈리죠. 사람 탓이 아니라 업무가 여러 곳에 남아서 그렇습니다.
지금은
메일, 문서, 회의 메모가 따로 놉니다.
메일 같은 문의를 두 명이 따로 답변 준비
문서 최신 버전과 승인 기준을 다시 확인
회의 결정·담당·다음 할 일이 개인 메모에 남음
받아보면
어디서 막히는지 먼저 보입니다.
- 같은 질문이 반복되는 곳
- 누가 답해야 하는지 안 정해진 메일
- 확인하려는 사람이 늘어남
- 빈칸에서 시작하는 답변
이렇게 합니다
자동으로 보내기 전에 흐름부터 봅니다.
메일이 오면 바로 답부터 쓰지 않습니다. 어떤 단계가 있는지, 어디서 막히는지 먼저 봅니다.
02
어디서 막히는지, 어떤 요청이 겹치는지
같은 질문이 몇 번 반복되는지, 어디서 답이 안 나오는지 먼저 체크합니다.
03
사람이 고치고 보내는 초안
답변 초안이나 요약을 먼저 써두고, 사람이 고친 다음에 넘깁니다.
이런 업무에 씁니다
가장 자주 밀리는 업무부터 찾습니다.
가장 자주 반복하고, 가장 귀찮은 업무 하나부터 시작합니다.
고객 문의 1차 답변
메일 3개를 하나로 보고, 답변 초안과 추가로 물어볼 질문을 함께 드립니다.
결과: 답변 초안 + 확인 질문 + 담당자 후보
회의 후속 조치 챙기기
회의 메모에서 결정한 것, 할 일, 담당자, 기한을 뽑아 후속 목록을 만듭니다.
문서 확인 포인트
문서 버전이 어디서 바뀌었는지, 뭘 물어봐야 하는지 먼저 뽑습니다.
순서
받고, 고치고, 확인한 뒤 보냅니다.
메일이랑 문서를 모아 어디가 막히는지 보고, 초안을 써서 사람이 확인한 다음 넘깁니다.
-
1
업무 흐름 보기
뭐가 들어오고, 어떤 단계를 거치고, 누가 만지는지 봅니다.
-
2
막히는 곳 찾고 초안 쓰기
반복되는 질문, 답 안 나오는 곳, 겹치는 단계를 표시하고 초안을 붙입니다.
-
3
사람이 확인하고 보내기
고치거나 막을 수 있습니다. 확인하고 나가야 다음으로 넘어갑니다.
-
4
개선된 부분 확인하고 다음 조정하기
좋아진 부분을 확인하고, 다음에 조정할 항목을 정합니다.
원칙
자동으로 보내지 않습니다.
검토 안 한 답변을 고객이나 외부 채널로 보내는 일은 없습니다. 보내주신 내용은 진단 외에 쓰지 않고, 원본 문서 안 받아도 예시만으로 진단합니다.
사람이 본 다음에 진행
고객이나 외부 채널로 자동 보내기는 꺼둡니다. 담당자가 확인한 다음에만 나갑니다.
뭘 고쳤는지 남깁니다
어디를 바꿨는지 남겨두면 다음에 뭘 고칠지 알기 쉽습니다.
누가 어디까지 볼 수 있는지 정합니다
역할에 따라 보는 범위를 달리합니다.
민감 정보 보호
원본 문서를 주기 어렵다면 예시만 보내도 됩니다. 삭제 요청하면 지웁니다.
업무 진단받기
보내드리는 것: 막히는 곳, 겹치는 질문, 초안 쓸 수 있는 부분, 추가로 필요한 자료.
전화나 뉴스레터 가입 없이, 요청하신 진단 결과만 이메일로 보내드립니다. 예시만 보내도 됩니다.